10 svarbiausių oficialių laiškų charakteristikos

Oficialus laiškas yra rašytinis bendravimas tarp dviejų žmonių, kurie gali arba nežino vienas kito, bet bet kuriuo atveju turi nuotolinį ir pagarbų ryšį, kuris verčia juos išlaikyti oficialią kalbą.

Tas, kuris rašo laišką, vadinamas gavėju arba emitentu; gavėjas yra gavėjas arba gavėjas. Oficialus laiškas dažniausiai naudojamas bendravimui tarp įmonių, aukšto rango institucijų ir valdžios institucijų.

Dalyvauja ir tarptautinių prizų, viešų paskyrimų ar pripažinimų suteikimas.

Oficialiuose laiškuose kalbų kalba, pažinimas, idiomos ir tuteo turėtų būti palikti visiškai nepagrįsti. Visuotinai pripažintos mandagumo formulės turi būti pateiktos ir turi atitikti iš anksto nustatytą struktūrą.

Tokio tipo raštai turi būti ranka arba spausdinti ant popieriaus ir siunčiami užplombuotame voke gavėjui, atsižvelgiant į jų formalų pobūdį, nors tiesa, kad dabartiniame skaitmeniniame amžiuje oficialaus laiško struktūra naudojama pranešimams, siunčiamiems el. paštu. Tačiau pastaroji nėra labiausiai paplitusi ir patartina.

10 pagrindinių oficialių raidžių savybių

1- Oficiali kalba

Oficiali kalba reikalauja teisingo žodyno ir nepriekaištingos gramatikos ir rašybos. Gydymas turi būti tolimas ir pagarbus.

Siuntėjo elgesys su gavėju turi būti jūsų; niekada neturėtų būti mokoma, neatsižvelgiant į gavėjo amžių ar diapazoną, arba jei siuntėjui tai žinoma ar ne.

Nors kalba turi būti pagarba, tai nereiškia, kad malonumas ir mandagumas turėtų būti panaikinti.

2 - konkretus ketinimas

Jokio oficialaus laiško rašoma be tikslaus ketinimo ir apibrėžto tikslo. Tokio tipo laišku ketinama kažką pranešti gavėjui arba prašyti informacijos, kurią siuntėjui reikia.

Bet kuriuo atveju siekiama teigiamai paveikti gavėją ir palankiai veikti, kad komunikacijos srautas tęstųsi tol, kol bus pasiekti siuntėjo tikslai. Pateikta informacija turėtų būti kuo aiškesnė ir išsamesnė.

3 - Ilgis

Oficialus laiškas paprastai yra trumpas ir konkretus, tiesiogiai nurodantis tikslą, po pasveikinimo ir atitinkamų mandagumo taisyklių.

Kaip paprastai būna institucinių, verslo, vyriausybinių ar dviejų žmonių, kurie neturi artimų santykių, atveju nėra prasmės vaikščioti aplink filialus, atsisakyti ar paaiškinti klausimus, kurie nėra svarbūs. Tokiu būdu paprastai formalūs laiškai neturi viršyti 2 puslapių.

4- Antraštė

Oficialus laiškas turi būti parašytas oficialioje jo arba rašytojo raštinėje. Paprastai tai daroma blankuose, kuriuose gali būti rodomas tik institucijos arba siuntėjo pavadinimas, nors jis gali apimti ir tą patį adresą.

Po to turėtų būti rodoma data, prieš kurią nurodoma vieta (miestas), kur ji yra parašyta.

Protingiau įrašyti datą be santrumpų, ty mėnesio, parašyto raidėmis, ir metus su keturiais skaičiais. Jis turi būti suderintas su dešiniuoju puslapiu.

5- Gydymas ir sveikinimas

Gydymas turi būti formalus ir turi apimti gavėjo padėtį, profesiją ar asortimentą. Pavyzdžiui: Prezidentas, daktaras, profesorius, generolas ir kt., Po kurio eina pavardė. Venkite sveikinimo su pavarde, slapyvardžiais ar slapyvardžiais.

Kai gavėjas yra pora, turėtumėte save elgtis kaip Viešpats ir ponia. Kai kuriose šalyse deputatai ir senatoriai traktuojami kaip „garbingi“, o kitose jie gali būti „įžymūs Viešpats“.

Tas pats pasakytina ir apie kitas vyriausybės pozicijas ar bajorų pavadinimus, todėl svarbu žinoti kiekvienos šalies protokolą.

Jei konkretus gavėjas nėra žinomas, gali būti naudojamos asmenybės neturinčios formulės, pvz., „Kam jis gali kilti“ arba tiesiog „Gerbiamasis pone“ arba „Gerbiamasis ponia“.

Sveikinimui turėtumėte pridėti keletą mandagumo taisyklių, pvz., „Gerbiamas“, „Gerbiamas“ ir tt „Dear Sir“ forma taip pat naudojama kaip oficialus sveikinimas.

6- Kūnas

Laiško turinys taip pat turėtų būti pradėtas nuo kai kurių mandagumo taisyklių: „Per šį…“, „Aš rašau jums ...“, „aš labai pagarbiai kreipiuosi į jus ...“, „Tarnaukite tai už ... "arba šiek tiek mažiau protokolo, pvz., " Visų pirma gaukite nuoširdų pasveikinimą ... ".

Laiške turėtų būti trumpos ir gerai struktūrizuotos pastraipos. Pranešimas turi būti tikslus, konkretus ir nedviprasmiškas.

Jei tai yra prašymas, jis turi būti atliekamas tiesiogiai; jei tai yra informacinis laiškas, turėtumėte pereiti tiesiai prie taško. Visada turėkite omenyje, kad gavėjas yra užimtas asmuo, kuris nenori švaistyti laiko su nereikalingomis kalbomis ar sunku suprasti.

7- Atsisveikinimas

Atsisveikinimas turėtų suapvalinti pagrindinę laiško idėją, sustiprinti tikslą ir skatinti veiksmus, kuriuos siuntėjas tikisi iš gavėjo („Aš laukiu jūsų atsakymo“, „Tikiuosi, kad informacija yra naudinga“ ir tt).

Dažniausias oficialių laiškų uždarymas yra „Nuoširdžiai“ arba „Labai kruopščiai“, pirmenybę teikiant šiems blankams daugiau kalbų, pvz., „Širdingas sveikinimas“, „Sveikinimai“, „Apkabinimas“ ir kt.

Po to turite atspausdintą parašą (pavardę ir pavardę įrašyti raidėmis) ir siuntėjo parašą. T

Jame taip pat turi būti siuntėjo pozicija arba rangas, ty "Dr.", "Ing.", "Prof.", Po kurio eina vardas ir pavardė ir atskiroje eilutėje pozicija: "Vertinimo komiteto pirmininkas", "Ambasadorius Argentinos Respublikos ", " generalinis sekretorius "ir kt.

8- Kita informacija

Rašto pakopoje ir po parašo prireikus gali būti pridedamas priedų paaiškinimas arba asmenų, kurie gaus laiško kopiją, pavadinimai (pažymėti santrumpa „Cc“).

Toliau ir galiausiai galima įrašyti asmens, diktavusio raidę, inicialus, ty tinkamą siuntėją (didžiosiomis raidėmis) ir tuos, kurie perrašė (mažosiomis), kaip parodyta: ABC / def.

Būdamas anksčiau minėtas laiškas, rekomenduojama naudoti postcripts.

9 - Vokas

Kiekvienas oficialus laiškas turi būti siunčiamas į voką, net jei siuntėjas ir gavėjas yra to paties pastato viduje (pavyzdžiui, tos pačios institucijos tarnybų ryšiai).

Apvalkalas turi būti tokio dydžio, kokio jis bus, kad jis nebūtų per didelis. Laiškas turi būti kiek įmanoma mažiau sulankstomas (maksimaliai 2–4 kartus), nes beveik nepažeistas popierius su per daug raukšlių yra daug elegantiškesnis.

Gavėjo pavadinimas ir duomenys visada yra ant voko priekio ir jo centro. Siuntėjo pavadinimas ir duomenys gali būti ant galinės ir vokų sklendės arba voko priekyje, viršuje ir kairėje.

Viršutiniame dešiniajame voko viršutiniame kvadrate visada laikomi antspaudai ar antspaudai.

Kad būtų užtikrintas turinio neliečiamumas, jis turi būti uždarytas atidžiai, bet tvirtai. Kai kuriais atvejais labai švenčiantis ar elegantiškas, jis gali būti užsandarintas sandarinimo vašku.

10 - Atsakymas

Kiekvienas oficialus laiškas turi turėti atsakymą. Jis turi būti greitas, glaustas ir išlaikyti tą patį oficialaus laiško santrauką.

Oficialus laiškas be atsakymo laikomas nepagarbiu ir nepalankiu gavėjo veiksmu, galinčiu visiškai prieštarauti pradiniam tikslui.